在新加坡外貿(mào)出口代理業(yè)務(wù)里，傳真機(jī)有重要作用。首先，一些新加坡客戶習(xí)慣用傳真來傳遞重要商業(yè)文件，像合同草稿、形式發(fā)票等，因?yàn)閭髡婕芸焖偬峁┘堎|(zhì)記錄，相對郵件更具正式感。其次，涉及到一些緊急事務(wù)溝通，如訂單變更、船期調(diào)整等，傳真可即時(shí)送達(dá)信息，避免郵件可能存在的延遲查看問題。

使用傳真機(jī)時(shí)，要注意確保傳真號(hào)碼準(zhǔn)確無誤，提前和對方確認(rèn)。新加坡和國內(nèi)有時(shí)差，需選擇合適時(shí)間發(fā)送，避免在對方非工作時(shí)間打擾。文件格式要規(guī)范，內(nèi)容清晰，重要文件可先電話告知對方即將傳真。另外，傳真紙張質(zhì)量也有影響，太差的紙張可能導(dǎo)致對方接收不清晰。同時(shí)，還要保留好傳真記錄，以便后續(xù)查詢。

傳真機(jī)可用于快速發(fā)送裝船通知等文件，讓新加坡客戶及時(shí)知曉貨物動(dòng)態(tài)。注意檢查傳真機(jī)墨盒或硒鼓，別因墨粉不足使文件不清楚。

在新加坡外貿(mào)代理中，部分官方文件往來也可能用傳真。要留意傳真機(jī)設(shè)置，像分辨率等，確保文件高質(zhì)量傳輸。

傳真機(jī)可傳遞報(bào)關(guān)資料等。注意新加坡節(jié)假日，別在其放假時(shí)發(fā)重要傳真，以免無人接收。

對于新加坡客戶要求提供的產(chǎn)品認(rèn)證文件等，傳真可及時(shí)送達(dá)。發(fā)傳真前整理好文件順序，防止對方接收混亂。

在和新加坡供應(yīng)商溝通合作細(xì)節(jié)時(shí)，傳真能快速敲定關(guān)鍵條款。注意提前測試傳真機(jī)，避免故障影響發(fā)送。

出口代理涉及的裝箱單等可傳真給新加坡客戶。記得在傳真件上加注公司名稱、聯(lián)系方式等信息。

向新加坡客戶確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)的傳真要簡潔明了。發(fā)送后可電話核實(shí)對方是否收到及內(nèi)容清晰度。

傳真機(jī)用于向新加坡合作伙伴發(fā)樣品圖片也很方便。注意調(diào)整圖片分辨率，讓傳真圖片能看清細(xì)節(jié)。